Todo lo que Kairos puede hacer, explicado paso a paso.

Activar tu licencia o iniciar la prueba

Al abrir Kairos por primera vez aparece la pantalla "Activar Kairos Punto de Venta". Si ya compraste, escribe tu código en "Código de licencia:" y presiona "Activar". Si todavía no decides, presiona "Probar 10 días gratis" — el conteo empieza en ese momento y no se puede pausar.

Iniciar sesión

Cada cajero tiene su propio código de acceso. Escríbelo en "Código de acceso:" y presiona "Iniciar sesión". Si lo olvidaste, usa "¿Olvidó su código?" — pedirá el código maestro de recuperación (lo define el dueño en Ajustes).

El menú principal

El menú lateral abre cada área del negocio. Con excepción de Caja y Verificador — libres para cualquier cajero — el resto de las secciones se muestra u oculta según los permisos de cada cajero (ver Usuarios y permisos).

Vender un producto

1. En Caja, escribe el nombre o código del producto y presiona "Buscar" (o Enter).
2. Si el producto tiene variantes (talla, color), se abre un selector antes de agregarlo al carrito.
3. Para subir o bajar la cantidad de una línea ya en el carrito, selecciónala y usa "Sumar" / "Restar"; "Editar" cambia otros datos de la línea; "Eliminar" la quita.
4. Si el producto no existe todavía en el catálogo, usa "Producto nuevo" para darlo de alta sin salir de la venta (pide una clave de autorización).

Descuentos y paquetes

Un descuento manual por línea requiere la clave de descuentos que configuró el dueño (la misma clave sirve para autorizar cancelaciones y devoluciones). Los paquetes y promociones (3x2, "paga N lleva M", % o monto fijo) se aplican distinto:

1. Para vender un paquete armado, presiona "Paquetes", busca el paquete y define "Cantidad de paquetes:".
2. Las promociones vigentes sobre productos individuales se aplican solas al agregarlos al carrito — no necesitas hacer nada.
3. La columna "Paquete/Promoción" del carrito muestra de dónde viene cada descuento aplicado.

Cobrar y formas de pago

Presiona "Cobrar" para abrir "Finalizar Venta". Ahí eliges uno o varios mosaicos de pago — Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Otra, Crédito, Plataforma, Dólares o Puntos — hasta que "Faltan: $X.XX" llegue a cero, y presionas "Aceptar".

• Crédito pide seleccionar el cliente si el ticket todavía no tiene uno asociado.
• Dólares usa el "T.C.:" configurado y calcula el equivalente en pesos.
• Puntos muestra los puntos de lealtad disponibles del cliente, si el programa está activo.

Después de cobrar, Kairos imprime el ticket automáticamente si activaste "Imprimir el ticket automáticamente al cobrar, sin preguntar" en Ajustes; si no, pregunta cada vez.

Ventas en espera

Si necesitas atender otro cliente a mitad de una venta, presiona "Guardar" para dejarla pendiente y "Nueva venta" para empezar otra. Recupéralas o elimínalas desde "Ventas pendientes".

Historial, cancelar y devolver

Desde Ventas → Listado de ventas ves todas las ventas del periodo (por defecto, solo las de hoy — cambia el filtro a "Semana" o "Mes" para ver más). Desde ahí puedes:

• "Ver" el detalle completo, con opción de "Reimprimir" el ticket o generar el "PDF".
• "Nota" genera el mismo PDF directo desde el listado, sin abrir el detalle.
• "Duplicar" arma una venta nueva con las mismas líneas.
• "Cancelar" o "Devolver" — ambas piden un motivo y la clave de autorización. Una venta ya facturada no se puede cancelar ni devolver hasta cancelar su factura primero.

Cotizaciones

Desde Ventas → Cotizaciones creas una cotización con el mismo motor de precios que una venta normal (mayoreo, descuentos, cliente). Cada cotización recibe un folio COT-00001 y un estado calculado — Vigente, Vencida, Convertida o Cancelada.

1. Arma la cotización como si fuera una venta y guárdala.
2. Cuando el cliente decide comprar, ábrela y presiona "Convertir a venta" — Kairos reabre Caja con los precios ya actualizados.

Crear y editar productos

Desde Productos → Catálogo de productos → Nuevo se abre el editor, organizado en pestañas: General, Fiscal / Regulatorio, Precios, Inventario, Variantes, Foto y Código de barras.

• Precios — precio, costo, margen %, precio de mayoreo con su cantidad mínima, comisión, impuestos, y hasta 4 precios por tipo de cliente (A-D).
• Inventario — controla si el producto lleva existencia, su inicial, mínimo, máximo y punto de reorden.
• Fiscal / Regulatorio — código y unidad SAT para CFDI, y las casillas de medicamento controlado / receta / número de serie (ver Receta y número de serie).

Marca "Favorito (aparece primero en Ventas)" en tus productos de mayor rotación para encontrarlos más rápido en Caja.

Variantes (talla, color)

Desde la pestaña Variantes del producto, "Nueva variante" abre un editor con "Tipo:", "Talla / número:", "Color:" y su propia existencia inicial. En Caja, un producto con variantes siempre pide elegir cuál antes de agregarlo al carrito.

Caducidad y control de lotes

Marca "Producto perecedero" en la pestaña General para que Kairos lleve el control por lote con salida PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Consulta Productos → Caducidades para ver qué lotes están próximos a vencer, con su columna "Disponible" por lote.

Receta y número de serie

Para farmacias: marca "Medicamento controlado" y "Requiere receta médica" (con su grupo I-VI) en el producto. En Caja, vender ese producto abre un formulario que captura los datos de paciente, médico, receta y lote antes de continuar.

Para electrónicos: marca "Requiere número de serie (electrónicos)". En Caja se captura el número de serie y los meses de garantía por unidad vendida — después puedes buscar cualquier venta por ese número desde Ventas → Garantía por número de serie.

Paquetes y promociones

Un paquete agrupa varios productos simples bajo un precio propio: créalo en Productos → Paquetes, agrega líneas de producto y Kairos calcula el "Ahorro vs. precio individual" automáticamente. Solo admite productos simples — sin variante, receta o número de serie.

Una promoción es distinta: se define en Productos → Promociones como porcentaje, monto fijo o esquema "paga N, lleva M" (por ejemplo 3x2), y se aplica sola en Caja mientras esté vigente.

Importar y exportar Excel

Desde Productos → Catálogo de productos → Exportar a Excel obtienes el catálogo completo (37 columnas: precios, existencias, impuestos, datos fiscales, todo). Para cargar productos en lote, usa Productos → Importar desde Excel: descarga la plantilla, llénala y súbela — crea productos nuevos y actualiza los existentes en una sola pasada.

Directorio de clientes

Desde Clientes, "Nuevo" abre el editor con datos generales, crédito disponible, puntos de lealtad y los datos fiscales necesarios para facturarle (código postal y régimen fiscal del receptor).

Cobrar crédito

Selecciona el cliente y presiona "Cobrar crédito". Verás cuánto "Debe: $X.XX" y una grilla con sus ventas a crédito pendientes, donde puedes anotar un abono por cada una. Elige el método de pago y presiona "Cobrar".

Configurar tu negocio antes de facturar

1. En Ajustes → Perfil de negocio, captura tu razón social, RFC, dirección, logotipo y datos fiscales.
2. En Ajustes → Facturación (CFDI), carga tu Certificado (.cer), Llave privada (.key) y su contraseña, más el ID del PAC que te dio tu proveedor de timbrado.
3. Activa "Modo de prueba (timbres no fiscales)" mientras haces pruebas, para no gastar timbres reales.

Facturar una venta

Abre la venta desde el listado y presiona "Facturar". Elige "Público en general" o captura los datos del receptor (RFC, razón social, código postal, régimen fiscal, uso de CFDI) y confirma. Desde ahí también puedes generar el "PDF factura" o usar "Cancelar factura" si algo salió mal.

Usuarios y permisos

En Ajustes → Usuarios creas un cajero por cada persona que use Kairos, con su propio código de acceso. El grupo "Permisos" tiene una casilla por sección del menú (Dashboard, Ventas, Productos, Compras, Clientes, Analítica, Ajustes) — actívalas según lo que cada persona deba ver. El cajero marcado como predeterminado siempre tiene acceso completo.

Configuración de ventas

Ajustes → Configuración de ventas reúne casi todas las claves y reglas del negocio, agrupadas:

Base de datos y respaldos

En Ajustes → Base de datos ves servidor, tamaño y último respaldo. "Respaldar ahora..." hace un respaldo manual inmediato; "Restaurar desde archivo..." regresa a un respaldo anterior. La sección "Respaldo programado" automatiza respaldos en los días y hora que elijas.

Licencia y prueba

Ajustes → Licencia muestra tu código de licencia, fecha de activación, estado de la prueba gratuita y el identificador del equipo. Si necesitas mover tu licencia a otro equipo, usa "Liberar este equipo" primero.