Manual de Usuario & Guía de Operación

Kairos Punto de Venta

Guía oficial paso a paso para cajeros, administradores y dueños de negocio.

Audiencia: Cajero Administrador Todos
Capítulo 01 Todos

Inicio de Sesión y Apertura de Caja

Proceso para comenzar la jornada de trabajo, registrar el fondo inicial y validar la estación de cobro.

1.1 Acceso al Sistema

Inicia la aplicación haciendo doble clic en el ícono de Kairos POS en el escritorio de Windows.

  1. Selecciona tu usuario de la lista desplegable.
  2. Ingresa tu contraseña de acceso.
  3. Haz clic en el botón Ingresar o presiona la tecla Enter.

1.2 Registro de Fondo de Caja

Al iniciar el turno por primera vez en el día, el sistema solicitará capturar el importe de dinero en efectivo con el que inicias en la caja chica.

  1. Introduce el monto en efectivo disponible para dar cambio (ej. $500.00).
  2. Confirma haciendo clic en Abrir Caja.
ℹ️
El fondo de caja no cuenta como una venta del día. Se utiliza únicamente como base para el arqueo al final del turno.
Capítulo 02 Cajeros

Ventas y Proceso de Cobro

Aprende a registrar artículos, aplicar descuentos, cambiar cantidades y realizar el cobro en diferentes formas de pago.

2.1 Registro de Productos

Puedes agregar artículos a la venta actual utilizando cualquiera de los siguientes métodos:

  • ⚡ Lector de código de barras: Escanea el código del producto directamente.
  • 🔍 Búsqueda manual: Presiona la tecla F3 para abrir la ventana de búsqueda por nombre o clave.
  • ⌨️ Ingreso directo: Escribe la clave del producto y presiona Enter.

2.2 Cambiar Cantidades y Precios

  1. Selecciona el producto en la lista de la venta actual.
  2. Escribe la cantidad deseada seguida del asterisco * y escanea o ingresa el código. Por ejemplo: 5*750123456789.
  3. Para eliminar un artículo de la lista, selecciónalo y presiona la tecla Supr (Delete).

2.3 Finalizar y Cobrar

  1. Presiona la tecla F12 o haz clic en el botón Cobrar.
  2. Selecciona la forma de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Crédito).
  3. Ingresa la cantidad recibida. El sistema calculará automáticamente el cambio a entregar.
  4. Haz clic en Registrar Venta. El ticket se imprimirá de manera automática y el cajón de dinero se abrirá.
⚠️
En pagos con tarjeta, asegúrate de que la terminal bancaria haya aprobado la transacción antes de confirmar el cobro en el punto de venta.
Capítulo 03 Todos

Corte de Caja (Arqueo y Cierre)

Procedimiento de cierre de turno y cuadre de efectivo para garantizar el control contable.

Corte X (Informativo)

Verifica las ventas acumuladas durante el turno sin cerrar la caja.

Corte Z (Cierre definitivo)

Cierra el turno actual, reinicia los contadores y genera el reporte acumulado.

  1. Ingresa al menú Caja > Hacer Corte.
  2. Realiza el desglose de efectivo contando las monedas y billetes presentes en el cajón.
  3. Captura las cantidades en la pantalla de conteo.
  4. Confirma el cierre haciendo clic en Finalizar Corte.
Capítulo 04 Administradores

Catálogo de Productos e Inventarios

Gestión de existencias, precios, costos y alta de nuevos artículos en el catálogo.

4.1 Alta de Nuevo Producto

  1. Navega a Productos > Nuevo Producto.
  2. Completa los campos obligatorios: Código de Barras, Descripción, Precio de Costo y Precio de Venta.
  3. Define el stock inicial y el mínimo requerido para alertas de reabastecimiento.
  4. Guarda los cambios haciendo clic en Guardar.

4.2 Ajustes de Stock y Entradas

Cuando recibas mercancía de proveedores:

  1. Ve al menú Inventarios > Entradas y Salidas.
  2. Selecciona la opción Entrada por Compra.
  3. Busca el producto, ingresa la cantidad que llega y actualiza el costo si hubo cambios.
  4. Acepta la operación para actualizar el stock en tiempo real.
Capítulo 05 Administradores

Clientes y Cuentas por Cobrar

Administración del catálogo de clientes y seguimiento de ventas a crédito.

5.1 Asignar Crédito y Cobrar Abonos

Para otorgar crédito a un cliente en el momento de la venta, el cliente debe estar previamente dado de alta con un límite de crédito autorizado.

  1. En la pantalla de cobro, selecciona Crédito como forma de pago.
  2. Busca y selecciona el cliente.
  3. Para registrar abonos posteriores, ve a Clientes > Estado de Cuenta, selecciona al cliente e ingresa el monto del abono.
Capítulo 06 Administradores

Reportes y Analítica

Obtención de informes de ganancias, productos más vendidos e historial de ventas.

  • 📊 Ventas por Fechas: Muestra el acumulado de ingresos entre dos rangos de fechas.
  • 💰 Ganancias y Utilidad: Desglosa el margen neto comparando el precio de costo contra el precio de venta.
  • 🔥 Productos más vendidos: Identifica los artículos de mayor rotación en tu negocio.
Capítulo 07 Soporte

Preguntas Frecuentes

¿Qué hago si se va la luz en medio de una venta?

Kairos POS guarda automáticamente cada producto que agregas a la lista. Al reiniciar el sistema e iniciar sesión, se te preguntará si deseas recuperar la venta que quedó pendiente.

¿Cómo realizo una devolución de producto?

Ve al menú Ventas > Historial de Ventas, busca el ticket por folio, presiona Devolver y selecciona los artículos que el cliente está reingresando.

¿Puedo usar el sistema en varias computadoras al mismo tiempo?

Sí, Kairos POS es compatible con redes locales y bases de datos SQL Server, lo que permite conectar múltiples cajas de cobro a un mismo inventario centralizado.